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Das Ausmaß persönlicher Soft Skills spielt bei einer Bewerbung eine zentrale Rolle, denn Personaler*innen achten nicht nur auf fachliche Kompetenz, sondern überprüfen auch, ob die Persönlichkeit zum jeweiligen Unternehmen passt. Aber was sind Soft Skills eigentlich genau, kann man sie trainieren und wenn ja, wie?
„Neben Ihren fachlichen Kenntnissen bringen Sie auch ein hohes Maß an sozialer und kommunikativer Kompetenz mit.“
Wenn du damit beginnst, regelmäßig Stellenanzeigen zu lesen, werden dir Sätze wie dieser immer wieder begegnen. Hintergrund ist, dass Unternehmen nicht mehr allein die „Hard Skills“ setzen – also das Fachwissen und die berufliche Erfahrung – sondern auch auf das „Mindset“ und die „Soft Skills“ der Bewerber*innen Wert legen. Immerhin spielt der unmittelbare Kontakt mit den Mitmenschen im Arbeitsalltag eine wichtige Rolle und sollte professionell gestaltet sein. Dazu sind eine Reihe von Soft Skills notwendig, die wir im Folgenden näher ausführen möchten.
Von zentraler Bedeutung sind vor allem die folgenden Punkte:
Viele Aspekte dieses Bereichs lassen sich nur schwer durch gezielte Maßnahmen trainieren, da sie Teil der eigenen Persönlichkeitsentwicklung sind. Deine Belastbarkeit bzw. deine Stressbewältigung kannst du aber beispielsweise durch gezieltes Zeitmanagement und eine gute Ordnung verbessern. Sortiere deshalb deinen Schreibtisch und deine Dateien, damit du sie mit möglichst wenigen Klicks beziehungsweise Handgriffen jeder Zeit parat hast.
Außerdem kannst du bewusst Mechanismen entwickeln, die in starken Stressphasen verhindern, dass dir die Belastung über den Kopf wächst. Methoden wie autogenes Training oder Yoga helfen, deine Gedanken zu fokussieren und konzentrierter zu arbeiten. Viele Berufstätige sehen zudem Sport als Ausgleich und Mittel zur Stressbewältigung. Ausdauersportarten fördern die körperliche Konstitution und stärken den Kreislauf. Ebenso wichtig ist eine ausgewogene Ernährung. Vitamine und Mineralien braucht der Körper, um physisch und psychisch auf der Höhe zu sein.
Zum Punkt Verantwortungsbewusstsein: Wer sich seiner eigenen Verantwortung bewusst ist, wägt sein Handeln entsprechend ab – weil er sich darüber klar ist, dass sein Tun oder Unterlassen Folgen für die Firma hat. Wichtig ist daher, dass du mit den dir anvertrauten Aufgaben gewissenhaft umgehst und für die Ergebnisse einstehst.
Flexibilität bedeutet, dass man sich schnell auf unterschiedliche Situationen einstellen kann. Sie äußert sich auch darin, ob man zwischen verschiedenen Interessen vermitteln kann.
Alle Soft Skills, die sich auf die Interaktion mit anderen Menschen (z. B. Kolleg*innen) beziehen, können unter dem Begriff „Kommunikative Fähigkeiten“ zusammengefasst werden. Im Detail zählen dazu:
Diese soziale Eigenschaft beschreibt das eigene Vermögen, das Wir-Gefühl an die Stelle des Ichs treten zu lassen. Sie wird an der gemeinsamen Begeisterung und Leistungsfähigkeit in Bezug auf eine Aufgabe sichtbar. Spaß, gegenseitige Unterstützung und das Übernehmen von Teilaufgaben zeigen, wie stark der Teamgeist ausgeprägt ist. Nur wenn man konstruktiv zusammenarbeitet, kann man das gemeinsame Ziel schnellst- und bestmöglich erreichen.
Dieser Soft Skill wird in der globalisierten Arbeitswelt immer wichtiger. Vor allem bei großen Unternehmen triffst du auf viele internationale Mitarbeiter*innen und musst Gespräche mit Kunden bzw. Partnern aus anderen Kulturkreisen führen. Dabei solltest du möglichst die landestypischen Höflichkeitsformen einhalten.
Darunter versteht man den Aufbau und die Aufrechterhaltung von persönlichen und beruflichen Kontakten. Bei intensiver Pflege kann Networking viele Vorteile bringen – eine zielorientierte Zusammenarbeit unter Firmen ermöglicht beispielsweise einen regelmäßigen Informationsaustausch oder Kooperationen. Letztendlich entscheidet die Qualität der Kontakte und die Frequenz der Kontaktaufnahme darüber, wie effektiv das Netzwerk ist – wichtig ist allerdings, dass beide Seiten von dem Kontakt profitieren.
Wer im Berufsleben dazu lernen und sich stetig verbessern will, muss in der Lage sein, konstruktive Kritik anzunehmen. Bevor du dich brüskiert fühlst und jedes Wort als Angriff auf deine Person wertest, solltest du dir die Argumente anhören und im Anschluss evaluieren, ob diese überzeugend sind oder nicht. Ist die Kritik gerechtfertigt, beteiligst du dich an der Lösung des Problems. Bist du jedoch weiterhin von deiner Handlungsweise überzeugt, solltest du sachlich darstellen, warum der bereits bestehende Ansatz Vorteile bietet und warum du ihn gewählt hast. Möglicherweise entsteht durch die Abwägung und den Vergleich der beiden unterschiedlichen Positionen eine Ideallösung.
Unter diesem Punkt versteht man die Fähigkeit, sich auf die Erwartungen der Kunden und den von ihnen gewünschten Nutzen einstellen zu können – jedoch ohne die Leistungsfähigkeit und den Nutzen für die eigene Organisation aus den Augen zu verlieren.
Ganz allgemein gesprochen umfasst der Bereich „Methodisches Geschick“ das analytische und logische Denken, die Kreativität, das persönliche Zeitmanagement und die Organisationsfähigkeit
Mit einem guten Zeitmanagement kann man beispielsweise Stresssituationen vorbeugen. Es gibt verschiedene Zeitmanagement-Methoden, mit Hilfe derer du deine Arbeitsaufträge fristgerecht abschließen kannst:
A steht für Aufgaben und geplante Aktivitäten notieren
L steht für Länge einschätzen
P steht für Pufferzeiten einplanen, im Regelfall sind das 40% der zur Verfügung stehenden Zeit
E steht für Entscheidungen treffen, konkret heißt das Prioritäten setzen und gegebenenfalls Aufgaben delegieren
N steht für Nachkontrolle
Mit dem Eisenhower-Prinzip werden Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit geordnet. Die höchste Priorität hat das Projekt, das einen hohen Stellenwert hat und schnell erledigt werden muss. Danach folgen Projekte, die ebenfalls einen hohen Nutzen bringen, aber ein größeres Zeitlimit aufweisen. Die unwichtigen Aufgaben werden zuletzt erledigt, gegebenenfalls delegiert.
Nach dem Pareto-Prinzip werden nur 20 Prozent der Zeit dafür benötigt, um 80 Prozent der Arbeit zu verrichten. Für das Erledigen der restlichen Aufgaben wendet man hingegen 80 Prozent seiner Zeit auf. Wenn du also erkennst, welche Bereiche eines Projektes die meiste Zeit beanspruchen, kannst du durch das Pareto-Prinzip relativ genaue Zeitpläne aufstellen. Wichtig ist auch hier, dass du vorher entscheidest, welche Aufgaben unbedingt erledigt werden müssen und welche weniger wichtig sind – beispielsweise das Verschönern von Präsentationen. Versuche dann, 80 Prozent der anfallenden Arbeiten in einem relativ kurzen Zeitraum zu abzuarbeiten.
Soft Skills sind zweifelsohne wichtig, denn Unternehmen müssen anpassungsfähig sein, um mit den immer schneller werdenden Veränderungen der Arbeitswelt mithalten zu können. Der globale Wettbewerb erfordert mehr denn je einen guten Umgang mit Kunden und kreative Lösungen.
Wie wichtig welche sozialen Kompetenzen sind, entscheidet letztendlich der Arbeitgeber. Das Anforderungsprofil differiert je nach Branche – so ist Durchsetzungsvermögen für einen Lehrer sicherlich wichtiger als für eine Modeberaterin.
Einige Kompetenzen lassen sich gut nachweisen, beispielsweise durch die Ausübung einer Sportart, ein ehrenamtliches Engagement oder die Tatsache, dass man ein renommiertes Stipendium ergattern konnte. Andere Eigenschaften kann man wiederum trainieren – beispielsweise ein gutes Zeitmanagement. Wichtig ist aber, dass du dich nicht verrückt machst. Bleib einfach so wie du bist und vertraue auf deine Stärken – es wird einen Arbeitgeber geben, der diese zu schätzen weiß und zu dessen Profil du perfekt passt.
